Phase d'investigation

Tous les partenariats avec beta.gouv.fr débutent par une phase d’investigation qui permet de mieux cerner le problème auquel on souhaite s’attaquer, de s’assurer que des solutions qui y répondent n’existent pas déjà et de confirmer qu’il est pertinent d’investir dans un service numérique pour le résoudre.

Fonctionnement

Pendant environ 9 semaines et avec l’accompagnement d’un mentor expérimenté, beta.gouv.fr collabore avec votre administration afin d’investiguer un problème et vérifier qu’il est assez universel et criant pour justifier un investissement dans un service numérique. Au terme de cette phase, appelée “investigation”, les apprentissages de l’équipe en charge de l’investigation sont présentés durant un comité de lancement pour que les décideuses et décideurs publics aient tous les éléments en main afin de savoir s’il convient ou non de poursuivre les travaux et de passer en phase de construction. Toutes les investigations n’aboutissent pas sur le lancement de la construction d’un service numérique avec beta.gouv.fr.

Ressource utile : modèle de grille d’évaluation utilisé en fin de phase d’investigation.

Pourquoi une phase d’investigation ?

Il peut être tentant de sauter la phase d’investigation et de commencer à développer une solution tout de suite. Après tout, les besoins des utilisateurs sont déjà bien connus ! L’expérience montre cependant que la plupart des équipes qui se lancent tête baissée dans le développement d’une solution sans avoir mené une investigation approfondie du problème constatent malheureusement l’inadéquation ou l’inadaptation de leur production à la réalité du terrain.

Dans l’approche beta.gouv.fr, nous concevons la technologie comme un moyen et non comme une fin : le numérique ne parviendra certainement pas à résoudre tous les problèmes. Nous le répétons souvent : ce n’est pas parce que c’est innovant que c’est forcément mieux. C’est pourquoi nous recommandons toujours de (re)partir du problème rencontré par les utilisateurs (et non d’une solution pressentie) à travers une écoute attentive. Cette approche présente l’avantage de minimiser grandement le risque d’investir dans un produit qui ne répond pas aux vrais besoins des utilisateurs et qui répondra donc moins bien aux objectifs fixés. Elle permet en particulier, preuves à l’appui, de s’assurer de construire un service numérique qui soit vraiment utile, c’est-à-dire qui réponde véritablement aux besoins des gens et/ou qui ait le maximum d’impact.

Engagements du partenaire

La phase d’investigation peut être financée par la Direction interministérielle du numérique (DINUM). L’équipe beta.gouv.fr s’engage à apporter un appui méthodologique et opérationnel au partenaire pendant toute la durée de l’investigation.

Votre administration devra :

• Libérer un agent public “intrapreneur” au moins deux jours par semaine de ses tâches habituelles. Cette personne formera une équipe avec les mentors beta.gouv.fr et conduira les entretiens, les synthèses, l’élaboration de scénarios de solution, etc. Afin de garantir une collaboration efficace, votre administration :
  • autorise le télétravail de cette personne ;
  • lui donne un accès à internet « libre », en particulier elle peut accéder aux sites couramment utilisés par les équipes beta.gouv.fr (Slack, Trello, GitHub…) et a un ordinateur portable sur lequel elle peut installer en autonomie des logiciels nécessaires à sa mission ;
  • l’autorise à ouvrir toutes les portes utiles à sa mission, sans validation préalable, afin d’échanger avec les personnes jugées les plus pertinentes (au sein de son administration ou ailleurs)
• Obtenir le soutien d’un “sponsor” de haut niveau (exemples : directeur ou directrice d’administration aentrale ; directeur ou directrice général(e) des services) qui adhère à la démarche beta.gouv.fr, qui garantit l’autonomie et la liberté de l’équipe et qui s’engage à participer au comité de lancement final. Concrètement l’intrapreneur accompagné par beta.gouv.fr rapporte directement au sponsor plutôt qu’à sa hiérarchie habituelle.

Le lancement de la phase d’investigation est conditionné à la transmission par le sponsor de cette fiche d’engagement complétée.

Lancer une phase d’investigation

Si votre administration souhaite lancer une phase d’investigation sur un sujet identifié, ou organiser un appel à problèmes pour faire émerger des problèmes que vos agents rencontrent sur le terrain, vous pouvez nous contacter à investigations@beta.gouv.fr. Un membre de notre équipe reviendra vers vous pour organiser un premier point téléphonique et vérifier que nous pouvons vous aider. Si le problème que vous souhaitez résoudre est dans nos cordes, l’investigation pourra débuter quelques jours plus tard. Si à l’issue du comité de lancement final il est décidé de poursuivre le partenariat avec beta.gouv.fr et de passer en phase de construction, le financement de l’équipe de développement est à la charge de l’administration partenaire (en général 200 000 euros via une convention de partenariat public-public pour mobiliser une équipe autour de l’agent public intrapreneur pendant 6 mois).